Μέχρι το 1918, ο Charles M. Schwab ήταν ένας από τους πλουσιότερους ανθρώπους στον κόσμο. Ο Schwab ήταν ο πρόεδρος της Bethlehem Steel Corporation, της μεγαλύτερης ναυπηγικής εταιρείας και του δεύτερου μεγαλύτερου παραγωγού χάλυβα στην Αμερική εκείνη την εποχή. Ο Schwab αναζητούσε συνεχώς ένα πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού.
Μια μέρα το 1918, στην προσπάθειά του να αυξήσει την αποτελεσματικότητα της ομάδας του και να ανακαλύψει καλύτερους τρόπους για να κάνει τα πράγματα πιο αποδοτικά, ο Schwab κανόνισε μια συνάντηση με έναν πολύ αξιοσέβαστο σύμβουλο παραγωγικότητας ονόματι Ivy Lee.
Ο Lee ήταν ένας επιτυχημένος επιχειρηματίας από μόνος του και μνημονεύεται ευρέως ως πρωτοπόρος στον τομέα των δημοσίων σχέσεων. Όπως λέει η ιστορία, ο Schwab έφερε τον Lee στο γραφείο του και είπε: «Δείξε μου έναν τρόπο να κάνω περισσότερα πράγματα».
«Δώστε μου 15 λεπτά με καθένα από τα στελέχη σας», απάντησε ο Λι.
«Πόσο θα μου κοστίσει», ρώτησε ο Schwab.
«Τίποτα», είπε ο Λι. «Εκτός κι αν λειτουργήσει η όλη διαδικασία. Μετά από τρεις μήνες, μπορείτε να μου στείλετε μια επιταγή με το ποσό που πιστεύετε ότι αξίζει».
Η μέθοδος Ivy Lee
Κατά τη διάρκεια των 15 λεπτών του με κάθε στέλεχος, ο Ivy Lee εξήγησε την απλή καθημερινή αυτή μέθοδο του για την επίτευξη κορυφαίας παραγωγικότητας:
Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, γράψτε τα έξι πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να πετύχετε αύριο. Μην γράψετε περισσότερες από έξι εργασίες.
Δώστε προτεραιότητα σε αυτά τα έξι στοιχεία με τη σειρά της πραγματικής σημασίας τους.
Όταν φτάσετε στο αύριο, συγκεντρωθείτε μόνο στην πρώτη εργασία. Εργαστείτε μέχρι να ολοκληρωθεί η πρώτη εργασία πριν προχωρήσετε στη δεύτερη εργασία.
Προσεγγίστε την υπόλοιπη λίστα σας με τον ίδιο τρόπο. Στο τέλος της ημέρας, μετακινήστε τυχόν ημιτελή στοιχεία σε μια νέα λίστα έξι εργασιών για την επόμενη ημέρα.
Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία κάθε εργάσιμη μέρα.
Η στρατηγική φαινόταν απλή, αλλά ο Schwab και η εκτελεστική ομάδα του στη Bethlehem Steel τη δοκίμασαν. Μετά από τρεις μήνες, ο Schwab ήταν τόσο ευχαριστημένος με την πρόοδο που είχε κάνει η εταιρεία του που κάλεσε τον Lee στο γραφείο του και του υπέγραψε μια επιταγή ύψους 25.000 $.
Μια επιταγή 25.000 $ που υπογράφτηκε το 1918 ισοδυναμεί με μια επιταγή $400.000 το 2015.
Η Μέθοδος Ivy Lee για να δώσεις προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων σου φαίνεται ανόητα απλή. Πώς θα μπορούσε κάτι τόσο απλό να αξίζει τόσο πολύ;
Τι το κάνει τόση αποτελεσματική;
Σχετικά με τη σωστή διαχείριση των προτεραιοτήτων…
Διαβάστε τι την κάνει τόσο αποτελεσματική:
Είναι αρκετά απλή για να είναι αληθινή. Η κύρια κριτική μεθόδων όπως αυτή είναι ότι είναι πολύ βασικές. Δεν λαμβάνουν υπόψη όλες τις πολυπλοκότητες και τις αποχρώσεις της ζωής. Τι θα συμβεί αν εμφανιστεί μια έκτακτη ανάγκη; Τι γίνεται με τη χρήση της τελευταίας τεχνολογίας στο έπακρο; Αναντίρρητα, η πολυπλοκότητα είναι συχνά μια αδυναμία, επειδή καθιστά πιο δύσκολη την επιστροφή στην πορεία. Ναι, θα προκύψουν καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και απροσδόκητοι περισπασμοί. Μην δώσεις σημαία, να τα αντιμετωπίσεις όταν πρέπει και επέστρεψε στη λίστα με τις προτεραιότητές σου το συντομότερο δυνατό.
Σε αναγκάζει να πάρεις δύσκολες αποφάσεις. Δεν πιστεύω ότι υπάρχει κάτι μαγικό στον αριθμό των έξι σημαντικών εργασιών του Lee την ημέρα. Θα μπορούσε εξίσου εύκολα να είναι πέντε εργασίες την ημέρα. Ωστόσο, πιστεύω ότι υπάρχει κάτι μαγικό στο να επιβάλλεις όρια στον εαυτό σου. Θεωρώ ότι το μόνο καλύτερο πράγμα που πρέπει να κάνεις όταν έχεις πάρα πολλές ιδέες (ή όταν σε κατακλύζουν όλα όσα χρειάζεσαι για να κάνεις) είναι να κόψεις κάπως τις ιδέες σου να κόψεις δηλαδή όλα όσα δεν είναι απολύτως απαραίτητα. Οι περιορισμοί μπορούν να σε κάνουν καλύτερο/η. Η μέθοδος του Lee είναι παρόμοια με τον κανόνα 25-5 του Warren Buffett, ο οποίος απαιτεί να εστιάσεις σε μόλις 5 κρίσιμες εργασίες και να αγνοήσεις οτιδήποτε άλλο. Βασικά, αν δεν δεσμευτείς για τίποτα, θα αποσπαστείς από τα πάντα...
Το μεγαλύτερο εμπόδιο για να ολοκληρώσεις τις περισσότερες εργασίες είναι να τις ξεκινήσεις. (Το να σηκωθείς από τον καναπέ μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά μόλις αρχίσεις να τρέχεις είναι πολύ πιο εύκολο να ολοκληρώσεις την προπόνησή σου.) Η μέθοδος του Lee σας αναγκάζει να αποφασίσεις για την πρώτη σου εργασία το βράδυ πριν πάς στη δουλειά. Αυτή η μέθοδος ήταν απίστευτα χρήσιμη για μένα: Επειδή αρθρογραφώ, μπορώ να σπαταλήσω τρεις ή τέσσερις ώρες σκεφτόμενος για το τι πρέπει να γράψω μια δεδομένη ημέρα. Αν το αποφασίσω το προηγούμενο βράδυ, όμως, μπορώ να ξυπνήσω και να αρχίσω να γράφω αμέσως. Είναι απλό, αλλά λειτουργεί. Στην αρχή, το να ξεκινήσεις είναι εξίσου σημαντικό με το να πετύχεις.
Απαιτεί από εσένα να κάνεις μία εργασία. Η σύγχρονη κοινωνία αγαπά το multi-tasking. Ο μύθος του multi-tasking είναι ότι το να είσαι απασχολημένος είναι συνώνυμο του να είσαι καλύτερος. Το ακριβώς αντίθετο ισχύει. Το να έχεις λιγότερες προτεραιότητες οδηγεί σε καλύτερη δουλειά. Κοίταξε ανθρώπους παγκόσμιας κλάσης σχεδόν σε οποιονδήποτε τομέα—αθλητές, καλλιτέχνες, επιστήμονες, δασκάλους, διευθύνοντες συμβούλους— και θα ανακαλύψεις ένα χαρακτηριστικό που διακατέχει όλους αυτούς: Την εστίαση. Ο λόγος είναι απλός. Δεν μπορείς να είσαι εξαιρετικός σε μία εργασία, αν μοιράζεις συνεχώς τον χρόνο σου με δέκα διαφορετικούς τρόπους. Η μαεστρία απαιτεί συγκέντρωση και συνέπεια.
Τέλος, κάνε το πιο σημαντικό πράγμα πρώτα κάθε μέρα. Είναι το μόνο κόλπο παραγωγικότητας που χρειάζεσαι...
