Εφαρμογή των επτά σταδίων της διαδικασίας επικοινωνίας..
Το να μεταφέρουμε ένα μήνυμα σε άλλα άτομα μπορεί να ακούγεται μια απλή διαδικασία, ταυτόχρονα όμως είναι μια διαδικασία που τις πιο πολλές φορές δεν γίνεται με τον σωστό τρόπο. Σε κάθε περίπτωση στόχος του συγκεκριμένου άρθρου και κάθε άρθρου είναι αν το θέλεις φυσικά να ψαχτείς περισσότερο από μόνο σου.
Είναι αρκετοί άνθρωποι που αγωνίζονται να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά είτε προφορικά είτε γραπτώς. Προσπαθούν να μεταδώσουν τις σκέψεις τους και τις ιδέες τους, που όμως δεν εμπεριέχουν όλα όσα θέλουν να πουν και αυτό έχει ως αποτέλεσμα οι παραλήπτες να παρερμηνεύουν τα λεγόμενα τους.
Δεν αποτελεί μυστικό πως αυτή διαδικασία μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση, απογοήτευση, σπατάλη χρόνου στο να προσπαθεί κάποιος να αποτυπώσει σωστά αυτό που σκάφτετε και θέλει να μεταδώσει, συν το γεγονός πως μπορούν να χαθούν και ευκαιρίες. Στην ουσία η επικοινωνία καταρρέει, καθιστώντας αδύνατη τη συνεργασία και την όποια εξέλιξη.
Έρευνες έχουν δείξει ότι η καλή επικοινωνία είναι μια από τις κορυφαίες δεξιότητες που οι διευθυντές εταιρειών αναζητούν στους υπαλλήλους. Όμως η επικοινωνία θα είναι επιτυχής μόνο όταν τόσο το άτομο που στέλνει το μήνυμα όσο και το άτομο που το λαμβάνει κατανοούν τα βασικά στην επικοινωνία.
Σε αυτό το άρθρο, θα κάνουμε λόγο για τα επτά βήματα που θα βοηθήσουν στην σωστή διαδικασία της επικοινωνίας.
Πώς επικοινωνούμε;
Γνωρίζεις ότι κάθε φορά που επικοινωνείς με άλλο άτομο, χρησιμοποιείτε τη διαδικασία επικοινωνίας;
Είναι λογικό λοιπόν ότι η κατανόηση αυτής της διαδικασίας θα σε βοηθήσει στο τι συμβαίνει καθώς επικοινωνείς και τα πράγματα που μπορείς να κάνεις για να διασφαλίσεις ότι το μήνυμά σου θα λαμβάνεται "δυνατά και καθαρά"
- Πηγή.
- Κωδικοποίηση.
- Κανάλι.
- Αποκρυπτογράφηση.
- Δέκτης.
- Ανατροφοδότηση.
- Συμφραζόμενα.
Για να είσαι αποτελεσματικός στην επικοινωνία, πρέπει να βεβαιωθείς ότι τα μηνύματά σου είναι σαφή, συνοπτικά, ακριβή και καλά σχεδιασμένα . Αυτό θα αποφύγει την παρεξήγηση και θα διασφαλίσει ότι θα περάσουν σε κάθε στάδιο της διαδικασίας επικοινωνιών χωρίς κανένα εμπόδιο.
Ας ρίξουμε μια ματιά στα επτά στάδια της διαδικασίας με περισσότερες λεπτομέρειες:
1. Πηγή
Η "πηγή" είναι ο αποστολέας του μηνύματος - με άλλα λόγια, εσύ! Και το "μήνυμα" αναφέρεται σε πληροφορίες και ιδέες που θέλεις να μεταδώσεις.
Πρέπει να είσαι σαφείς σχετικά με το μήνυμα που θέλεις να επικοινωνήσεις, ποιος είναι ο κύριος σκοπός του; Και, επιπλέον, γιατί πρέπει να νοιάζεται κάποιος; Πρέπει επίσης να είσαι σίγουρος ότι οι πληροφορίες που μεταδίδεις είναι χρήσιμες και ακριβής.
2. Κωδικοποίηση
Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την τοποθέτηση του μηνύματός σου σε μια τέτοια μορφή, που ο δέκτης θα είναι σε θέση να κατανοήσει εύκολα ή να "αποκωδικοποιήσει". Η επιτυχία σου θα εξαρτηθεί από την ικανότητά σου να μεταφέρεις πληροφορίες με σαφήνεια και απλότητα, και να εξαλείψεις κάθε σημείο που μπορεί να προκαλέσει σύγχυση.
3. Κανάλι μετάδοσης
Υπάρχουν αρκετά και διαφορετικά κανάλια μετάδοσης που μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να στείλεις το μήνυμά σου.
Τα λεκτικά κανάλια επικοινωνίας περιλαμβάνουν συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο, τηλέφωνο και τηλεδιάσκεψη. Ενώ οι γραπτές επικοινωνίες περιλαμβάνουν επιστολές, αναφορές, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δημοσιεύσεις σε κοινωνικά μέσα.
Τα κανάλια μετάδοσης έχουν να σου προσφέρουν και πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό να δίνεις οδηγίες πρόσωπο με πρόσωπο που να εμπεριέχουν προσωπικά δεδομένα, παρά μέσω email.
4. Αποκωδικοποίηση
Η επιτυχής αποκωδικοποίηση ενός μηνύματος είναι εξίσου σημαντική με την κωδικοποίηση. Για να αποκωδικοποιήσεις με ακρίβεια ένα μήνυμα, πρέπει να αφιερώσεις χρόνο για να το διαβάσεις προσεκτικά ή για να ακούσεις προσεκτικά.
Σε αυτό το στάδιο είναι το πιο πιθανό είναι να υπάρξει σύγχυση, αν και αυτό δεν σημαίνει ότι θα είναι πάντα σφάλμα του άλλου που θα προσπαθήσει να αποκωδικοποιήσει το μήνυμα. Μπορεί να μην έχει επαρκείς γνώσεις για να κατανοήσει το μήνυμα ή να μην καταλάβει τη συγκεκριμένη ορολογία που χρησιμοποιείς. Είναι επομένως απαραίτητο να αντιμετωπίζεις ζητήματα όπως αυτά στο στάδιο κωδικοποίησης.
5. Δέκτης
Χωρίς αμφιβολία, θα θέλεις όλοι όσοι σε παρακολουθούν να αντιδρούν με έναν συγκεκριμένο τρόπο ή να κάνουν μια συγκεκριμένη ενέργεια ως απάντηση στο μήνυμά σου. Να έχεις όμως στο μυαλό σου, ότι κάθε άτομο είναι διαφορετικό και θα το ερμηνεύσει διαφορετικά.
Κάθε παραλήπτης που εισέρχεται στη διαδικασία επικοινωνίας φέρνει μαζί του τις δικές του ιδέες και συναισθήματα που επηρεάζουν την κατανόηση του μηνύματός σου και την απάντησή τους σε αυτό.
Αυτό σημαίνει ότι είναι δική σου δουλειά, ως αποστολέας, να λαμβάνεις υπόψη αυτές τις ιδέες και τα συναισθήματα κατά τη σύνταξη του μηνύματός σου. Για να το κάνεις αποτελεσματικά, πρέπει να αξιοποιήσεις αρκετές δεξιότητες θα μιλήσουμε διεξοδικά σε podcast αλλά και την ενσυναίσθηση σου.
6. Ανατροφοδότηση
Όσοι θα σε ακούσουν πιθανότατα θα σχολιάσουν το μήνυμά σου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λεκτικές ή μη λεκτικές αντιδράσεις. Δώσε ιδιαίτερη προσοχή σε αυτές, καθώς θα αποκαλύψουν εάν το κοινό σου κατάλαβε πραγματικά αυτό που προσπαθείς να του μεταφέρεις.
Εάν διαπιστώσεις ότι υπάρχει κάποια <<παρεξήγηση>>, προσπαθήστε να διατυπώσεις εκ νέου το μήνυμα. Για παράδειγμα, εάν μιλάς για ένα περίπλοκο θέμα, βρες έναν απλούστερο τρόπο να το μεταδώσεις… απλές λέξεις για να μπορούν να γίνουν κατανοητές σε όλους.
7. Συμφραζόμενα
Το "πλαίσιο" είναι η κατάσταση στην οποία παραδίδεις το μήνυμά σου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το τρέχον πολιτικό και κοινωνικό περιβάλλον ή το εταιρικό, οπότε θα πρέπει να προσαρμόζεσαι ανάλογα.. όμως να προσαρμόζεσαι απλά και κατανοητά.
Πώς να αφαιρέσετε τα εμπόδια από τη διαδικασία επικοινωνίας
Τα εμπόδια στην επικοινωνία μπορούν να εμφανιστούν σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας. Έτσι, για να προσφέρεις τα μηνύματά σου αποτελεσματικά, πρέπει να τα κάνεις απλά.
Ας ξεκινήσουμε με το ίδιο το μήνυμα. Εάν το μήνυμά σου είναι υπερβολικά μεγάλο, αποδιοργανωμένο ή είναι γεμάτο ορολογίες ή λάθη, πιθανότατα θα παρεξηγηθεί και παρερμηνευθεί - μπορεί ακόμη να προκαλέσει στον παραλήπτη σύγχυση ή θυμό! Η χρήση κακής λεκτικής επικοινωνίας ή η γλώσσας σώματος μπορεί επίσης να μπερδέψουν το μήνυμα που προσπαθείς να στείλεις.
Τα εμπόδια με βάση τα συμφραζόμενα τείνουν να προέρχονται από την παροχή πολλών πληροφοριών, πολύ γρήγορα. Λοιπόν, να θυμάσαι ότι συχνά "το λιγότερο είναι περισσότερο." Να είσαι προσεκτικός με τις απαιτήσεις του χρόνου των άλλων, έτσι όπως έχουν διαμορφωθεί οι συνθήκες.
Τέλος, βάλε στο μήνυμά σου το πλαίσιο. Να είσαι βέβαιος και να γνωρίζεις την κουλτούρα του κοινού σου ή του συνομιλητή σου. Αυτό θα σε βοηθήσει να μεταφέρεις το μήνυμά σου σε άτομα που έχουν διαφορετικό υπόβαθρο μεταξύ τους.
